Hay personas que no saben perder el tiempo a solas y organizan una reunión. ¿Eres tú esa persona?
Hoy dedico mi post a uno de los temas que más interés suscita en el mundo de la empresa y también a título personal. Es importante conocer de qué modo nos afectan las reuniones mal dirigidas ¿es cierto que nos generan malestar y evitamos a las personas responsables de ello? por tanto, nos afectan como un virus.
La reunión es una poderosa herramienta con la que cuentan las empresas, las asociaciones y el ser humano en general, ya que es un medio que haciendo uso de la comunicación permite estrechar lazos con los demás, transmitir ideas,… Compartir en X
Es curioso, porque en mis seminarios sobre gestión de la productividad personal, cuando hablamos de ladrones del tiempo, el 100% de los asistentes pone entre los 3 primeros lugares las reuniones. También al hablar de delegar en el equipo, entre las cosas que mayormente se delegan son la asistencia a reuniones poco importantes, como conclusión: nos molestan las reuniones y,lo que es peor, nos molestan “ciertos convocantes”.
¿Por qué nos molesta ser convocados a una reunión? Porque hemos sacado la conclusión de que no sirven para nada. Compartir en X
En general, hablando de productividad personal, nos molesta todo aquello que no vemos útil, las reuniones para ser útiles deben cumplir unos sencillos requisitos:
- Las reuniones deben tener un claro objetivo y ser transmitido en un orden del día
- Las reuniones deben tener un tiempo de duración acotado
- Las reuniones deben ser atractivamente dirigidas
- Las reuniones deben aportar algo a los asistentes
- Las reuniones deben terminar con una clara reformulación de las conclusiones.
- Los organizadores de la reunión deben convocar a todos los asistentes necesarios y NO MÁS.
Principales errores a evitar en las reuniones:
- No cumplir con todo lo dicho anteriormente y además…
- Las reuniones no deben ser utilizadas para imponer nuestra postura.
- Si tengo tomada la decisión no convoco a una reunión para tomar decisiones.
- Si quiero tomar decisiones en común con los convocados, debo procurar que previo a la reunión cuenten con la misma información que yo, o al menos con la información necesaria.
- Desviarnos del tema y no reconducir a tiempo.
- Permanecer “todos y siempre” mientras dura la reunión.
- No manejar o anticiparnos a las actitudes negativas y dejar que boicoteen la reunión.
- No vigilar y dejar instrucciones claras para evitar ser interrumpidos durante la reunión.
- No cuidar toda la logística.
- No ser originales y creativos al coordinarla.
Por tanto y para terminar, vamos a ser más efectivos y eficientes si cuidamos esta poderosa herramienta. La reunión además de cumplir una gran misión relacional, debe tener claramente un fin que nos lleve a ser más productivos y a mejorar la comunicación, debe tener poder de clarificación y no de enredo o encrispamiento.
Hay personas que no saben perder su tiempo solas y organizan una reunión. Protégete de las reuniones mal organizadas y dirigidas y sobre todo respeta y protege a tus equipos, prepara tus reuniones y piensa en el impacto que quieres… Compartir en X
Reflexionemos: la decisión está en si ¿mejoramos nuestra capacidad para redactar buenos e impactantes mails/circulares? O ¿desarrollamos y mejoramos nuestra habilidad para organizar y dirigir reuniones útiles?
Confío en que te haya gustado.
Hasta muy pronto!