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Hay personas que no saben perder el tiempo a solas y organizan una reunión. ¿Eres tú esa persona? 

Hoy dedico mi post a uno de los temas  que más interés suscita en el mundo de la empresa y   también a título personal. Es importante conocer de qué modo nos  afectan las reuniones mal dirigidas  ¿es cierto que  nos  generan malestar y  evitamos a las personas responsables de ello?  por tanto, nos afectan como un virus.

La reunión es una poderosa herramienta con la que cuentan las empresas, las asociaciones y el ser humano en general, ya que es un medio que haciendo uso de la comunicación permite estrechar lazos con los demás, transmitir ideas,… Clic para tuitear

Es curioso, porque en mis seminarios sobre gestión de la productividad personal, cuando hablamos de ladrones del tiempo, el 100% de los asistentes pone entre los 3 primeros lugares  las reuniones. También al hablar de delegar en el equipo, entre las cosas que mayormente se delegan son la asistencia a reuniones poco importantes, como conclusión: nos molestan las reuniones y,lo que es peor, nos molestan “ciertos convocantes”.

¿Por qué nos molesta ser convocados a una reunión? Porque hemos sacado la conclusión de que no sirven para nada. Clic para tuitear

En general, hablando de productividad personal, nos molesta todo aquello que no vemos útil, las reuniones  para ser útiles deben cumplir unos sencillos requisitos:

  • Las reuniones deben tener un claro objetivo y  ser transmitido en un orden del día
  • Las reuniones deben tener un tiempo  de duración acotado
  • Las reuniones deben  ser  atractivamente  dirigidas
  • Las reuniones deben aportar algo a los asistentes
  • Las reuniones deben  terminar con una  clara reformulación de las conclusiones.
  • Los organizadores de la reunión  deben convocar a todos los asistentes necesarios y NO MÁS.

Principales errores a evitar en las reuniones:

  • No cumplir con todo lo dicho anteriormente y además…
  • Las reuniones no deben ser utilizadas para imponer nuestra postura.
  • Si tengo tomada la decisión  no  convoco a una reunión para tomar decisiones.
  • Si quiero tomar decisiones en común con los convocados, debo procurar que previo a la reunión cuenten con la misma información que yo, o al menos con la información necesaria.
  • Desviarnos del tema y no reconducir a tiempo.
  • Permanecer “todos y siempre”  mientras dura  la reunión.
  • No manejar o anticiparnos a las actitudes negativas y dejar que boicoteen la reunión.
  • No  vigilar y dejar instrucciones claras para evitar ser interrumpidos durante la reunión.
  • No  cuidar toda la logística.
  • No  ser originales y creativos al coordinarla.

Por tanto y para terminar, vamos a ser más efectivos y eficientes si cuidamos esta poderosa herramienta. La  reunión además de cumplir una  gran misión relacional, debe tener claramente un fin que nos lleve a ser más productivos y a mejorar la comunicación, debe tener  poder de clarificación y no de enredo o encrispamiento.

Hay personas que no saben perder su tiempo solas y organizan una reunión. Protégete de las reuniones mal organizadas y dirigidas y sobre todo respeta y protege a tus equipos, prepara tus reuniones y piensa en el impacto que quieres… Clic para tuitear

Reflexionemos: la decisión está en si ¿mejoramos nuestra capacidad para redactar buenos e impactantes mails/circulares? O ¿desarrollamos  y mejoramos nuestra habilidad para organizar y dirigir reuniones útiles?

Confío en que te haya gustado.

Hasta muy pronto!

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